La gestione dei farmaci è l’attività cruciale di ogni farmacia. Un guida completa sarà d’aiuto a tutti coloro che in qualità di farmacisti o di collaboratori all’interno delle farmacie devono occuparsi di questa parte di lavoro.
Una buona organizzazione del magazzino è fondamentale per una precisa gestione dei farmaci. Oltre a permettere un rapido controllo accessibile a tutti i dipendenti, anche in assenza del responsabile, assicura il corretto mantenimento dei farmaci, nel rispetto della temperatura e modalità di conservazione.
Una parte di gestione è affidata al buon senso del farmacista e dell’incaricato dell’organizzazione del magazzino e riguarda il posizionamento a scaffale di tutti i medicinali che non richiedono attenzioni speciali nelle temperature.
Un’altra parte è tutt’altro che discrezionale, perché riguarda tutti i medicinali che, come da linee guida, possono essere conservati a bassa temperatura.
In entrambi i casi la gestione dei farmaci implica anche la completa attenzione al fattore scadenze e alla rimozione dei medicinali scaduti dagli scaffali di vendita.
Per semplificare l’organizzazione della tua attività, oltre a occuparci personalmente della gestione dei farmaci nel tuo negozio, vogliamo fornirti una guida completa per poterlo fare anche in autonomia.
A questo scopo analizzeremo insieme la gestione dei farmaci sotto i diversi punti di vista:
- approvvigionamento e rotazione delle scorte;
- conservazione;
- controllo scadenze.
Approvvigionamento e conservazione dei farmaci
Approvvigionamento e conservazione dei farmaci sono un nodo focale nel servizio erogato dalle farmacie.
Da questi due delicati passaggi dipende la tua affidabilità e organizzazione.
Parliamo di organizzazione. Secondo un’abitudine rivelatasi poco funzionale, un tempo acquisto e approvvigionamento tendevano a riassumersi nella stessa persona. In realtà si tratta di due attività che richiedono figure diverse.
Approvvigionamento non significa acquisto ma decidere quando e quanto ordinare. Non ha nulla a che vedere con la trattativa commerciale, ma con la definizione del fabbisogno della farmacia, per poter mantenere i livelli di servizio desiderati. Il “quando” è fondamentale affinché non vengano mai meno le scorte di un determinato tipo di farmaco. Il “quanto” è essenziale sia perché la farmacia sia rifornita, sia perché non ci si trovi ad avere un eccesso di scorte, che porterebbero a un’inutile ingombro in magazzino e a una vana spesa qualora i medicinali in questione non possano essere smaltiti prima della scadenza.
In sintesi possiamo dire che l’approvvigionamento è funzionale a:
- servizio, ossia avere disponibilità di prodotti;
- controllo delle scorte, ovvero controllo del magazzino in relazione all’attività dei fornitori.
Soffermiamoci su quest’ultimo punto. Approvvigionamenti abbondanti sono una soluzione troppo semplicistica per porre rimedio a eventuali criticità relative ai fornitori, come per esempio tempi di consegne lunghi, difficoltà di previsione di vendita, scarsa disponibilità di prodotti e altre situazioni che possono minare la buona fornitura della farmacia.
Un approvvigionamento delle scorte troppo abbondante rischia di ripercuotersi sulla buona gestione degli spazi e sulle spese, causando disfunzioni quali:
- magazzino sovraffollato;
- rischio di deperibilità di farmaci;
- spese;
- rialzo dei prezzi alla clientela.
Più semplice è l’approvvigionamento su previsione. È quello, per esempio, che si riferisce a prodotti stagionali da ordinare prima della richiesta da parte del cliente, e che il farmacista sa con una buona percentuale di affidabilità che verranno venduti.
Diverso è il discorso dell’ approvvigionamento su ordine del cliente. In questo caso il responsabile ordina di volta in volta sulla base della richiesta del cliente. Si tratta di una soluzione adottata soprattutto per i prodotti meno richiesti, che offre la possibilità di fidelizzare il cliente o riservare un trattamento premuroso alla clientela già affezionata. In questo caso la gestione dell’approvvigionamento è molto semplice e priva di rischio, perché non va interferire con le scorte.
Conosciuta meglio l’attività di approvvigionamento, speriamo di aver fatto chiarezza sul fatto che colui che se ne occupa non è responsabile degli acquisti intesi come scelta di fornitore e accordi sul prezzo. Si tratta, quindi, di due figure distinte che devono dialogare perfettamente per offrire alla clientela un servizio completo e puntuale.
Strettamente connesso all’approvvigionamento è il tema della conservazione dei farmaci. Da esso dipendono efficacia e sicurezza dei medicinali venduti.
In accordo con le linee guida sulla gestione dei farmaci, il tema della conservazione fa riferimento al decreto ministeriale del 6 luglio 1999. In base ad esso non è ammesso l’uso dell’espressione “temperatura ambiente”, ma le istruzioni sulla conservazione del farmaco vengono descritte come segue:
- non congelare, né mettere in frigorifero;
- non conservare al di sopra dei 30 °C;
- non conservare al di sopra dei 25 °C;
- conservare tra 2 e 8 °C;
- conservare sotto zero, conservare in freezer.
Non è, invece, presente alcuna informazione guida sulla temperatura ideale di conservazione quando, attraverso uno studio di stabilità accelerata sia stato dimostrato che il farmaco resiste stabile per 6 mesi alla temperatura compresa tra 40 e -2 °C a una temperatura relativa tra 75 e 5%, corrispondenti ai parametri rilevati nelle varie aree climatiche dell’Unione Europea.
Scadenze
Insieme alle temperature, le scadenze determinano le criticità dei farmaci.
Esse sono indicate sulla confezione e, da tempi recenti, anche su un sito approntato dal Ministero della Salute, che consente al cliente di verificare personalmente la scadenza del farmaco. Ma per il farmacista le scadenze sono ragione di estrema attenzione, perché oltre ad essere fondamentali per la salute degli utenti, possono anche diventare causa di problemi giuridici a suo carico.
I farmaci scaduti devono essere rimossi dagli scaffali della farmacia entro e non oltre l’ultimo giorno del mese di scadenza. Devono essere collocati in contenitori appositi, destinati a prodotti non più vendibili. Essi devono essere disposti in una specifica zona del negozio, separatamente dai medicinali in corso di validità.
Altro trattamento spetta alle materie prime senza data di scadenza, le quali possono essere rititolate dal farmacista in accordo con la scheda tecnica del prodotto e le indicazioni fornite dal produttore.
Le sostanze stupefacenti scadute, invece, devono essere segnalate alla ASL dal farmacista. L’Ente Sanitario effettuerà un sopralluogo per constatarne la presenza e programmarne la distruzione.
L’art. 123 del T.U., meglio conosciuta come Legge Lorenzin, ha allentato la norma sulle scadenze dei farmaci, riducendola a una pena pecuniaria da 1.500,00 euro a 3.000,00 euro, purché il farmacista sia in grado di provare che la loro detenzione è in misura ridotta e non finalizzata alla vendita.
In mancanza di queste attenuanti, la legge sulle sulle scadenze identifica la detenzione di farmaci scaduti come reato punito dall’articolo 443 del codice penale.
Il controllo delle scadenze dei farmaci
Il controllo delle scadenze avviene con quattro finalità principali:
- tutelare i consumatori;
- evitare possibili problemi giudiziari;
- eliminare gli sprechi;
- gestire gli spazi.
La procedura richiede tempo e attenzione, difficilmente compatibili col regolare svolgimento dell’attività.
Per questo Infarm offre tra i propri servizi relativi alla gestione della farmacia e dei farmaci, anche quello del controllo delle scadenze dei medicinali.
In data concordata, la nostra equipe supportata da un moderno sistema informatico esegue il controllo attraverso una serie di passaggi:
- estrazione dell’archivio informatico;
- verifica tramite il lettore ottico;
- stampa del tabulato scadenze;
- riposizionamento.
Il tutto avviene generalmente nell’arco di una giornata lavorativa, mentre il personale di farmacia continua a svolgere la regolare attività commerciale e di consulenza.
