Uno dei problemi ricorrenti di chi possiede o gestisce una farmacia è il controllo dei farmaci scaduti.
Come per ogni aspetto della gestione della farmacia, anche per quanto riguarda il controllo dei farmaci scaduti, la legge ci fornisce una serie di istruzioni precise, che eliminano ogni rischio di vendita del prodotto oltre la data di scadenza.
Tutti i farmaci scaduti devono essere rimossi dagli scaffali, sia interni che quelli espositivi destinati al pubblico, e devono essere riposti in appositi contenitori contrassegnati da una dicitura che specifichi che il prodotto non è più vendibile. Questi contenitori devono essere collocati un’area specifica del negozio, separata dai medicinali in corso di validità.
È indispensabile che l’operazione venga compiuta entro e non oltre l’ultimo giorno del mese di scadenza.
Tutte le materie prime non provviste di data di scadenza rientrano, invece, sotto la diretta responsabilità della farmacia, che può rititolare il prodotto attenendosi alle indicazioni fornite dal produttore e alla scheda tecnica della sostanza.
Un altro trattamento è previsto per le sostanze stupefacenti scadute. Esse devono essere segnalate dal farmacista alla ASL che con un sopralluogo ne constata la presenza e ne dispone la distruzione.
Dal 2018 la Legge Lorenzin (L. 11/1/2018, n. 3) ha modificato l’art. 123 del T.U. delle leggi sanitarie relativamente al controllo di farmaci scaduti nelle farmacie, prevedendo la depenalizzazione per la sola detenzione, mentre la vendita al pubblico resta un reato, punito dall’articolo 443 del codice penale.
Tuttavia, per la depenalizzazione, è necessario che il farmacista sia in grado di dimostrare che la quantità dei farmaci scaduti è modesta se comparata con la totale disponibilità di magazzino e l’esclusione della destinazione alla vendita.
Oltre ad allontanare il rischio di possibili problemi giudiziari, il controllo scadenze è essenziale per eliminare lo spreco e la mala gestione degli spazi.
Consapevole della delicatezza della procedura, dei rischi penali che può implicare e del tempo che richiede, Infarm ti supporta fisicamente e con un sistema informatico di ultima generazione, in grado di semplificare la procedura di controllo dei farmaci scaduti, lasciandoti più tempo per l’aspetto commerciale della tua attività.
In giornate concordate mettiamo la nostra equipe a tua disposizione per:
- estrazione archivio informatico
- verifica e acquisizione tramite lettore ottico
- stampa tabulato scadenze;
- riposizionamento a scaffale.
Estrazione archivio informatico
Il primo step per il controllo dei farmaci scaduti avviene attraverso l’estrazione dell’archivio informatico.
Premettiamo che in esso deve essere già stato inserito ogni medicinale entrato in magazzino e destinato alla vendita. L’archivio informatico, infatti, registra ogni fase di vita dei farmaci all’interno del negozio: dall’approvvigionamento all’esame delle caratteristiche del prodotto (Rcp), dalla verifica delle giacenze fino all’analisi statistica sui prodotti gestiti, per finire col controllo delle scadenze.
Attraverso l’estrazione dell’archivio informatico il farmacista può costantemente eseguire il controllo dei farmaci in scadenza o scaduti. Ma come abbiamo detto, per questa operazione periodica mettiamo a disposizione la squadra Infarm.
Interveniamo in numero proporzionato alle dimensioni della farmacia, senza bisogno di chiudere l’attività e concludendo le operazioni generalmente in un’unica giornata lavorativa preventivamente concordata.
Per facilitare la ricerca fisica ricorriamo all’estrazione dell’archivio automatico da cui possiamo recuperare la lista di tutti i farmaci scaduti e il loro posizionamento in negozio. Oltre agli scaduti, l’archivio informatico ci permette di individuare anche tutti i medicinali fuori produzione da oltre 5 anni o revocati rimasti in giacenza.
Verifica e acquisizione tramite lettore ottico
Una volta estratto l’archivio digitale, procediamo alla verifica e acquisizione dei prodotti tramite lettore ottico.
Si tratta di una parte fondamentale della procedura, perché in essa risiede la verifica vera e propria degli eventuali farmaci scaduti presenti in farmacia.
Attraverso il lettore ottico è possibile scansionare il barcode del singolo prodotto e verificarne la corrispondenza con quello rilevato dall’estrazione dell’archivio informatico.
Perché questa operazione sia scorrevole è indispensabile che l’attività di magazzino sia gestita con attenzione e professionalità. In fase di acquisizione le forniture devono essere registrate e posizionate in modo capillare. Solo così ogni fase successiva di ricerca prodotto per il controllo degli scaduti e per la vendita può avvenire in forma scorrevole e con tempistiche ridotte.
Può accadere che durante il controllo alcuni farmaci non siano riconoscibili tramite barcode, perché assente o non leggibile. In tal caso procediamo alla ricerca e identificazione direttamente sulla banca dati.
È interessante sapere che recentemente il Ministero della Salute ha messo a disposizione del cittadino un servizio di verifica delle informazioni del farmaco, molto simile a quello delle farmacie. Si tratta di un lettore ottico accessibile a tutti, che permette all’utente di verificare personalmente i dati relativi ai medicinali, tra cui il controllo dell’effettiva data di scadenza attraverso l’inserimento del numero di Lotto. Questo pone sempre maggiore rilievo sull’importanza della trasparenza e della correttezza nell’attività farmaceutica e sottolinea esigenza di una massima attenzione da parte del farmacista nella vendita di prodotti sicuri.
Stampa tabulato scadenze e riposizionamento a scaffale
Dopo verifica e acquisizione tramite lettore ottico, procediamo alla stampa del tabulato scadenze e successivamente al riposizionamento a scaffale.
Per quanto la carta sia strumento sempre meno utilizzato, per la gestione dei riepiloghi di inventario è importante che il tabulato scadenze sia presente in farmacia anche in formato cartaceo.
La nostra squadra di conta verifica la completa compilazione del foglio di conta cieco (il tabulato) e aggiorna il software dello scadenziario.
Terminata questa attività, viene firmato il tabulato scadenze e lo archiviamo.
A questo punto tutto è predisposto per due operazioni:
- riposizionamento a scaffale dei farmaci ancora in corso di validità;
- collocazione dei medicinali scaduti negli appositi contenitori contrassegnati da etichettatura, che indichi che il farmaco non è più vendibile.
Alla grande attenzione nel riporre gli scaduti in contenitori collocati in aree separate da quelle dei prodotti in vendita, corrisponde altrettanta cura nel riposizionamento a scaffale dei farmaci ancora destinati alla vendita.
Sottolineiamo a questo proposito l’importanza del rispetto del layout di magazzino, da cui dipende una buona gestione degli spazi, l’ottimizzazione dei tempi di recupero del prodotto e costanti e facili operazioni di controllo come questa, che se la fornitura non è correttamente registrata e disposta a scaffale, può diventare molto impegnativa.
